NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC TEAMBUILDING

1. Khảo sát địa điểm trước khi thiết lập chương trình

Sau khi hoàn thành việc chọn địa điểm, bạn cần phải tiến hành khảo sát địa điểm đó để có thể đảm bảo các yếu tố sau: chương trình teambuilding của bạn diễn ra ở đây có hợp lý không? Địa điểm này có đủ an toàn để tổ chức không? Địa điểm này có thể chứa đủ số lượng người tham gia không? Dựa vào đó, bạn mới có thể xây dựng chương trình hợp lý mà không gặp những tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Bạn không thể áp dụng chung một kịch bản chương trình cho tất cả các hoạt động teambuilding mà cần phải xem xét tính phù hợp giữa hoạt động và địa hình.

Trong trường hợp điều kiện không cho phép, bạn có thể yêu cầu phía cho thuê địa điểm cung cấp thông tin về hình ảnh và kích thước nơi tổ chức team building để dễ hình dung và thiết kế các hoạt động.

2. Sự sắp xếp đội chơi hợp lý

Việc chia đội chơi để thực hiện các trò chơi teambuilding đôi khi không được quan tâm một cách thích đáng mà chỉ đơn giản là chia đội theo kiểu ngẫu nhiên. Tuy nhiên, việc chia đội chơi mang lại hiệu quả nhất định với những mục đích ban đầu chương trình đưa ra. Ban tổ chức cần phải phối hợp với khách hàng để làm công việc này vì khách hàng chính là người hiểu rõ nhất tính cách và tình hình nội bộ của họ.

Tùy mục đích để chia đội nhưng nên lưu ý số lượng nam – nữ giữa các đội sao cho đồng đều,  không quá chênh lệch về thể lực và tư duy.

3. Rõ ràng về các luật lệ của trò chơi

Kinh nghiệm cho thấy nhiều hoạt động team building kết thúc trong tâm lý không thoải mái vì các trò chơi không thống nhất được kết quả. Luật chơi, thưởng phạt rõ ràng và thống nhất sẽ tạo nên sự thoải mãi của người chơi sau khi trò chơi kết thúc, tránh được tối đa những sự khó chịu hay bất hòa nhau.

MC nên thông qua luật chơi một cách ngắn gọi những đầy đủ và rõ ràng. Tránh rườm rà, gây rối cho người chơi. Ngoài ra, thông báo trước phần thưởng cũng là một cách tạo động lực cho người chơi

4. Lên kế hoạch cụ thể và phân chia công việc rõ ràng

Bạn cần có kế hoạch cụ thể sẽ đi đâu, làm gì, trong thời gian nào để phổ biến cho người tham gia biết và thông báo ngay khi lịch trình có sự thay đổi. Việc này khiến bạn dễ quản lý công việc và con người hơn, vì ai cũng nắm được lịch trình, bạn sẽ không phải nhắc đi nhắc lại hay đi tìm từng người trong suốt hành trình. Lịch trình này nên được thông báo ngay từ đầu với các đơn vị có liên quan.

Ngoài ra, bạn cũng cần lập nên danh sách những việc cần làm và những thứ cần chuẩn bị trước khi chương trình được diễn ra. Điều đó giúp bạn bao quát được các công việc và thứ tự thực hiện, các vật dụng cần mua, nhân sự cần bố trí để không bị gặp những thiếu sót trong quá trình tổ chức Teambuilding.

5. Luôn luôn có các phương án dự phòng

Teambuildingchủ yếu là các chương trình được diễn ra ngoài trời và được lồng ghép trong những chương trình du lịch. Do đó, tình huống dễ gây ảnh hưởng nhất chính là thời tiết. Việc đưa ra những phương án dự phòng cũng như những trò chơi dự phòng giúp bạn chủ động hơn khi có bất ngờ về thời tiết.

Các phương án dự phòng ở đây có thể là chuyển địa điểm vào trong nhà, thay các trò chơi teambuilding ngoài trời thành những trò chơi teambuilding trong nhà, hoặc dự trù trước dù bạt cho chương trình,…Những phương án được chuẩn bị trước một cách chu đáo thể hiện tính cách cẩn thận và biết nhìn xa trông rộng và sẽ là một điểm cộng cho đơn vị tổ chức.