THẾ NÀO LÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN?

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện (Event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tiến hành tổ chức.

Tổ chức sự kiện còn được hiểu là một hoạt động chiến lược có mục đích, diễn ra tại một thời gian, địa điểm cụ thể. Thông qua đó nhằm quảng bá sản phẩm, doanh nghiệp đến công chúng. Do đó mục đích của tổ chức sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ phía khách hàng, đối tác, từ đó có thể giúp tăng doanh số bán của công ty.

VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện là một cơ hội vàng để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu học hỏi kinh nghiệm với đối tác và các công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp thúc đẩy trao đổi thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.

Là công cụ để duy trì mối quan hệ, củng cố niềm tin và uy tín doanh nghiệp đến khách hàng

Quan trọng nhất, tổ chức sự kiện giúp đánh bóng sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp, thúc đẩy tang doanh số, thu về nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp.

MỤC ĐÍCH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Mục đích chung của một sự kiện là do nhà đầu tư đưa ra với những mong muốn khác nhau thông qua các sự kiện khác nhau. Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện mà sẽ có những mục đích tổ chức khác nhau

Nhưng nhìn chung, một doanh nghiệp tổ chức một sự kiện với những mong muốn chính sau:

      - Nhằm xây dựng và phát triển hơn hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp mình.

      - Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng mục tiêu đối với sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của nhà đầu tư.

      - Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, còn nhằm các mục tiêu khác ví dụ như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Để tổ chức một sự kiện cách hoàn thiện và thành công, cần phải tuân thủ các bước sau trong quy trình tổ chức sự kiện

• Chọn chủ đề cho sự kiện

Đây là bước khá quan trọng vì nó quyết định các yếu tố khác như mục đích, địa điểm tổ chức, thời gian, cũng như cách thức trang trí, âm thanh, ánh sáng,…

• Lên kịch bản chương trình cụ thể và lên ngân sách

Sau khi đã xác định được mục đích của sự kiện, cần tiến hành lên kịch bản chi tiết cho chương trình cũng như ngân sách, chi tiêu cho sự kiện. Cần xác định các công việc sẽ làm trong suốt quá trình từ chuẩn bị cho đến tổ chức sự kiện để phân công nhân sự một cách hợp lý.

• Tổ chức và theo dõi sự kiện

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo đúng công việc đã được phân công trước đó. Luôn trong tư thế sẵn sàng cho mọi sự cố phát sinh.

• Kết thúc sự kiện

Dọn dẹp lại nơi tổ chức, sửa chữa lại các vật dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp. Cùng nhau ghi nhận lại những sai sót trong suốt quá trình tổ chức sự kiển để rút ra kinh nghiệm cho những lần sau.

CÔNG TY SỰ KIỆN HOÀNG GIA

Sự kiện Hoàng Gia với sứ mệnh mang đến cho khách hàng những sự kiện vừa chuyên nghiệp lại vừa tối ưu chi phí.

Chúng tôi làm việc bằng cả trái tim, cả năng lực và sức lực, chúng tôi xem sự kiện của bạn như là sự kiện của chúng tôi để làm việc nhằm đạt được hiệu quả cũng như là thành công cao nhất.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cũng như thiết kế các chương trình sự kiện hay và hấp dẫn nhất.